Tipps für Reporting Design – Interview mit Prof. Dr. Rolf Hichert

Rolf Hichert: Wir diskutieren schon länger und nun intensiver, wie es mit unseren „Standards“ weitergehen soll.

Da geht es einmal um das Beheben von Fehlern und Schwächen in der aktuellen Version, aber es geht auch darum, welche neuen, weiteren Themen wir noch angehen sollen – beispielsweise Notationen für Messgrößen und Skalen.

Daneben versuchen wir, außerhalb des deutschsprachigen Raums mehr Beachtung zu erhalten: Unsere Jahrestagungen waren u.a. in Amsterdam, Warschau und London; wir haben Trainer, die in Englisch, Spanisch, Türkisch, Kroatisch und Polnisch arbeiten; ich war beispielsweise letztes Jahr auf einer Vortragsreise in Australien, und unser Managing Director Jürgen Faisst veranstaltet dieser Tage mehrere Seminare und Vorträge in USA und Kanada.

Die Association hat inzwischen mehr als 3.000 Mitglieder aus über 60 Ländern – und wir wollen vor allem außerhalb von DACH aktiver werden.

Dr. Jürgen Faisst, Foto: Marion Luttenberger, Graz

Rolf Hichert: Wenn wir das Thema auf die Geschäftskommunikation insgesamt ausdehnen – mit dem Schwerpunkt Berichte für die Führungsmannschaft – , so gibt es die seit über 100 Jahren von vielen Autoren bemängelten Schwächen wie fehlende Botschaften, unklare Titel, schlechte Struktur, geringe Informationsdichte, manipulierte Darstellungen, zu viel Dekoration usw.

Ich hatte daraufhin vor etwa 15 Jahren versucht, Ordnung in diese schon lange bekannten Themen zu bringen und dafür das Akronym SUCCESS geprägt. Die sieben Buchstaben von SUCCESS stehen für sieben Regelbereiche mit insgesamt 98 Empfehlungen. Sie betreffen die „häufigsten Fehler“, nach denen Sie mich gefragt haben.

Die meisten meiner Gesprächspartner haben diesen Empfehlungen zugestimmt, sie waren ja auch nicht wirklich neu. Ich hatte Vorhandenes systematisiert und in einheitlicher Form auf einem Poster angeordnet, dazu hatte ich Vorher-Nachher-Beispiele präsentiert. Rund 10.000 SUCCESS-Poster wurden im Laufe von zehn Jahren gedruckt, viele davon hängen heute in den Büros der Controller. Auch bei meinen rund 500 Veranstaltungen gab es viel Zustimmung und recht wenig Kritik. Man akzeptierte die Vorschläge und nahm die Kritik willig an.

Abb.: IBCS® WITH SUCCESS (POSTER)

Bei dieser allgemeinen Zustimmung zu den Empfehlungen und der Einsicht über die gemachten Fehler haben mein Partner Jürgen Faisst und ich uns immer wieder gefragt, warum es dennoch so wenige Berichte gibt – und hier will ich PowerPoint-Schaubilder, Dashboards usw. einschließen – die diesen schon lange geforderten und durchaus akzeptierten Empfehlungen entsprechen.

Warum sehen wir immer noch so viele grausige Kuchendiagramme, werden wir mit abgeschnittenen Achsen manipuliert, müssen aufgemotzte Tabellen verkraften und unverständliche Schaubilder erleiden – obwohl doch eigentlich schon lange klar sein sollte, was gut und richtig ist?

Erst im Verlauf der beiden letzten Jahre wurde uns immer klarer, dass dies wohl an der nicht vorhandenen Kommunikationssprache liegt, an einer fehlenden Semantik, wie diese bei anderen Fachgebieten wie der Musik, der Architektur und dem Ingenieurwesen teilweise seit hunderten von Jahren gegeben ist.

Der Regelbereich UNIFY (das U von SUCCESS) wurde von uns als das zentrale Thema erkannt, und wir haben allein diesem Thema unser neues Buch „Gefüllt, gerahmt, schraffiert“ gewidmet.

Rolf Hichert: Genau, so sehen wir das inzwischen. Die Berichtsersteller sehen den Wald vor Bäumen nicht, wenn sie mit Dutzenden von Regeln und Empfehlungen konfrontiert werden und bilden sich dann naturgemäß ihre eigene Regeln – oft jeder Berichtsersteller für sich, auch wenn sie im gleichen Unternehmen arbeiten.

Kein Komponist würde anfangen, seine eigene Notensprache zu entwickeln, kein Elektrotechniker würde eigene Symbole für Kondensatoren, Widerstände oder Schalter erfinden – jeder Geograph hält sich an die Regel, dass bei Landkarten Norden oben ist.

Jürgen Faisst und ich wollen nun mit unserem Buch zeigen, dass die Semantik-Regeln quasi eine Querschnittsbetrachtung zu den sechs anderen SUCCESS-Regelbereichen darstellt:

SIMPLIFY ist kein Problem mehr, wenn wir generell standardisierte schlichte Diagramme und Tabellen verwenden – kein Komponist würde anfangen, seine Noten mit Schatten und Farben hübscher zu gestalten (es sei denn, er schreibt ein Musikbuch für Kinder).

EXPRESS ist kein Problem mehr, wenn wir Darstellungsstandards verwenden – wie die Fenster- und Wanddetails bei den Architekten. Ähnliches gilt auch für die anderen Regelbereiche.

Rolf Hichert: Zunächst zur Visualisierung von Messgrößen und Skalen: Ja, wir haben hier in einem Exkurs einen Vorstoß gemacht, um die Diskussion auch auf diese noch unbearbeiteten Themen zu lenken.

Wir denken schon lange darüber nach, wie man Umsatz und Kosten, Fluss- und Bestandsgrößen, gute, schlechte und neutrale Messgrößen usw. visuell unterscheiden könnte.

Ähnliches gilt für Skalen mit Tausendern, Millionen und Milliarden. Unsere Vorschläge sind erste Gedanken in dieser Richtung, sie gehören noch nicht zu den Standards.

Nun zu den Mustervorlagen: Die gibt es schon lange, wir verwenden sie bei der Zertifizierung von Beratern, vor allem aber bei der Zertifizierung von Software-Lösungen. Sie sind auf der Website etwas versteckt, wir müssen sie dort dringend überarbeiten. Im Buch haben wir einen Vorstoß in dieser Richtung gemacht.

Ja, wir versuchen Mitstreiter zu finden, die ihre Expertise nicht nur bei Templates für Funktionsbereiche wie Produktion, Logistik und Personalwesen einbringen, sondern anschließend auch für Template-Varianten in den unterschiedlichen Branchen.

Meine Vision ist es schon seit vielen Jahren, dass eine Bilanzanalyse für eine Brauerei, die Cash-Flow-Rechnung für einen Einzelhändler oder die Personalstatistik für ein Versicherungsunternehmen nicht immer wieder neu erfunden werden muss: Wir verwenden dafür Standards, die im Einzelfall angepasst werden.

Abb.: Buchcover „Gefüllt, gerahmt, schraffiert“

Rolf Hichert: Das ist für uns zur Zeit eine zentrale Frage: Was ist der Grund dafür, dass in einigen Organisationen tausende von Mitarbeitern in den (ggf. angepassten) IBCS-Regeln geschult werden und erfolgreich mit den zur Verfügung stehenden Software-Standards arbeiten – und in anderen Unternehmen noch nicht einmal die Einsicht besteht, dass so etwas nutzbringend ist.

Wir kennen Unternehmen, bei denen in über 100 Ländern konsequent nach einem Berichtsstandard gearbeitet wird – und wir hören von anderen, die in Standards eine Eingrenzung der Kreativität sehen.

Aus unserer Sicht gibt es drei Voraussetzungen, die für eine erfolgreiche Standardisierung in der Geschäftskommunikation gelten: Ein Notationshandbuch, das alle wichtigen inhaltlichen und gestalterischen Themen abdeckt (hierzu gibt es Vorschläge), eine geeignete Software-Lösung, die die Semantik unserer Standards beherrscht („Plan ist gerahmt“, „Summen sind unten“) und natürlich die Managementunterstützung in dieser Sache (wenn der Vorstand die Bedeutung erkannt hat und seine Unterstützung gibt, kann in einem Jahr viel erreicht werden).

Ich muss allerdings auch sagen, dass ich immer wieder das Argument höre, dass vollständige Transparenz, schnelles Verstehen und klare Kommunikation zwar wünschenswerte Sachen seien – aber eben nicht immer.

Vor allem beim externen Berichtswesen haben wir noch viel Überzeugungsarbeit zu leisten. Es gibt erst sehr wenige Geschäftsberichte, die sich an unsere Empfehlungen halten.

Rolf Hichert: Aktuell sind zwölf Softwareprodukte von uns zertifiziert, sie erlauben die Umsetzung der IBCS-Standards für Diagramme und Tabellen (was aber nicht heißt, dass sie dies automatisch tun). Dabei sind einheitliche Skalierungsregeln, schriftgrößenabhängige Gestaltung und was wir „responsive reporting“ bezeichnen noch immer drei große Herausforderungen.

So lange die großen BI-Anbieter nicht in der Lage sind bzw. nicht in der Lage sein wollen, die IBCS-Standards zu erfüllen, so lange bleibt noch viel Geschäft für kleine Spezialanbieter übrig, um mit eigenen Entwicklungen oder eigenen Add-ins zu punkten.

Welche Erwartungen ich habe? Ich hoffe, dass alle Software-Anbieter zur Einsicht kommen, dass Standards für alle Beteiligten Vorteile bieten.

Und wenn unsere heutige IBCS-Version noch nicht überall passt: Wir sind bereit anzupassen und zu ändern. Aus diesem Grund ist die IBCS-Association gegründet worden – als open source bzw. creative commons Organisation, die von den Wünschen und Vorstellungen der Mitglieder geleitet wird. Jeder kann mitmachen und seine Vorstellungen einbringen.

Das ist es, was wir vor allem wünschen: Kritik, Verbesserungsvorschläge – nur das bringt IBCS weiter!

Rolf Hichert: Man beginnt am besten mit einer Präsentation vor einem Entscheidungsgremium, bei dem man nicht nur die IBCS-Grundgedanken, sondern auch gleich ein paar Vorher-Nachher-Beispiele zeigt. Vorzugsweise unter Hinzuziehung eines erfahrenen externen Beraters.

Ich habe es noch nicht erlebt, dass die Geschäftsführung auf den bestehenden Berichtsdarstellungen besteht, wenn offensichtlich bessere Lösungen präsentiert werden.

Nach der erhofften positiven Entscheidung folgt das übliche Prozedere eines Veränderungsprojektes: Projekt-Team, Entscheidungskreis, Budget, externe Berater usw.

Danach beginnt man zweckmäßigerweise mit der Erstellung eines Notationshandbuches auf der Basis unserer Vorlagen mit eigenen praktischen Beispielen.

Am einfachsten ist die Einführung, wenn das bestehende Berichtswesen ohnehin überarbeitet werden muss, beispielsweise wegen eines BI-Anbieterwechsels, einer strategischen Neuausrichtung des Unternehmens oder infolge eines Mergers.