Verfasst von: Anja Kaup (PR und Marketing Managerin) – anja.kaup@infocient.de

Um gleich zum Punkt zu kommen – das vorrangige Ziel ist, Informationen so zu präsentieren, dass sie klar und verständlich sind und erinnert werden können. Damit unterstützt Reporting Design Verantwortliche dabei, richtige Entscheidungen zu treffen.

Gutes Reporting Design unterstützt die rasche Aufnahme und das Verständnis von geschäftlichen Berichtsinformationen und sorgt für unternehmensübergreifende Standards im Berichtswesen.

Aktuelle Herausforderungen im Berichtswesen

Angesichts der zunehmenden Fülle von Informationen und Berichtsmöglichkeiten (Stichwort “Big Data”), nimmt auch die Zahl der Ad-hoc-Auswertungen von unterschiedlichsten Anwendern zu, sowie die Länge und Vielfalt der Berichtsformen.

Um zu vermeiden, dass ein Wildwuchs an nicht übereinstimmenden Berichten mit unterschiedlichen Standards entsteht, ist Reporting Design gefragt.

Reporting Design hilft, die Fülle von Informationen in einem einheitlichen Standard zu verarbeiten und zu verstehen, um die kurzfristige Entscheidungsfindung zu erleichtern und abzusichern.

Die Macht des Sehens

Das Sehen dominiert. Da wir unsere Informationen über die Welt in erster Linie durch unsere Augen erhalten, sind große Teile unserer Gehirnaktivität der visuellen Verarbeitung gewidmet.

Forscher bezeichnen dies als den bildlichen Überlegenheitseffekt. Was die Augen sehen, gewinnt. Dieser Effekt lässt sich zum Vorteil nutzen, wenn wir Informationen präsentieren. Mit Unterstützung visueller Methoden erreichen wir zunächst die Aufmerksamkeit der Leser und sorgen dann dafür, dass die Informationen auch verarbeitet werden können und im Langzeitgedächtnis landen.

Evolutionsbedingt kann der visuelle Sinn Trends und Muster sofort erkennen. Die Wahl von Farben, Ausrichtung, Bewegung oder Größe unterstützt dabei, die Aufmerksamkeit der Leser zu lenken.

Berichte so zu gestalten, dass die Informationen strukturiert und geordnet aufbereitet werden, hilft dem Arbeitsgedächtnis, diese Informationen leichter zu verarbeiten.

Ein mit Informationen überladener Bericht führt zu einer Überlastung des Arbeitsgedächtnisses, das dann Informationsbruchstücke nicht verarbeiten und zu Missverständnissen und Frustration führen kann.

Nur gut strukturierte und verstandene Informationen gelangen schließlich ins Langzeitgedächtnis, so dass sie zum einen weitererzählt aber auch mit anderen Ideen kombiniert und verglichen werden können.

Strukturierte Informationen

Abb. 1: Gut strukturierte Informationen gelangen ins Langzeitgedächtnis.
(Eigene Darstellung, Icons bezogen von FreepikFlaticon)

Ziele von Reporting Design

Berichte sollen

  • zielgerichtet wichtige Zusammenhänge zwischen Daten identifizieren und
  • eindeutig interpretierbar sein,
  • um richtiges Handeln ableiten zu können.

1. True and fair view

Das Postulat von Wahrheit und Klarheit steht an erster Stelle.

Fehler bei der Datenvisualisierung sind bestenfalls unbeabsichtigt. Sie führen aber zu Fehlinformationen. Im schlimmsten Fall sind sie gezielte Manipulationen, die die Aussage beeinflussen sollen, die eine Grafik erzählen kann.

Die Forderung von Reporting Design geht dahin, dass Berichte

  • zuverlässig und eindeutig interpretierbar
  • mit klaren Begrifflichkeiten und
  • einheitlichen Standards

erstellt werden.

2. Beachtung von Normen

Es gibt Normen, die Reporting Design befolgen muss. Zu diesen Normen gehören:

  • Bundesdatenschutzgesetz (BDSG),
  • EU-DSGVO
  • Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)
  • Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS).

3. Beachtung der Sicherheit

Ein funktionales wie inhaltliches Berechtigungskonzept sorgt für Sicherheit und sollte durchgängig gewährleistet sein.

4. Ausrichtung auf die Zielgruppe

Im Mittelpunkt jedes Berichts sollten die Informationsbedürfnisse der Empfänger stehen.

Eine Visualisierung ist dann effektiv, wenn sie eine Frage beantwortet bzw. den Empfänger in die Lage versetzt, eine Entscheidung treffen zu können.

Die Herausforderung dabei ist, die Vielzahl der Empfänger zu berücksichtigen –

  • von internen Zielgruppen wie Vorstand oder Geschäftsleitung über Abteilungsleiter bis hin zu
  • externen Zielgruppen, wie Banken, Investoren oder Behörden.

5. Das richtige Chart für die richtige Zielgruppe

Richtig gewählte Diagramme und Grafiken sind wichtige Instrumente für das schnelle Erkennen von Mustern, Trends und Zusammenhängen.

Wenn klar ist, welche Aussage man darstellen möchte, findet sich die beste Art der Darstellung.

Zu unterscheiden ist, ob nur eine einzelne Zahl präsentiert werden muss, ein Vergleich, Abweichungen, ein zeitlicher Verlauf, ein Trend, Benchmarkergebnisse, relative Performance oder Korrelationen.

Zu den möglichen Diagrammtypen zählen:

  • Balkendiagramme, inklusive gruppierten Diagrammen und Stapelbalkendiagrammen
  • Säulendiagramme
  • Liniendiagramme
  • Wasserfalldiagramme
  • XY-Diagramme
  • Flächendiagramme
  • Histogramme
  • Landkarten
  • Tree- und Heatmaps

Mit den vier Grundtypen von Säulen-, Linien-, Balken- und XY-Diagrammen lassen sich die meisten betriebswirtschaftlichen Aussagen darstellen.

Ein mächtiges Gestaltungsmittel zur Visualisierung von Abweichungen ist beispielsweise die Farbe: Grün für positive Abweichungen, Rot für negative.

Unter Berücksichtigung der Verarbeitung visueller Informationen ist dabei auf ablenkungsfreie und standardisierte Darstellungsformen zu achten.

6. Geregeltes Zusammenspiel der Beteiligten

Beteiligte im Prozess sind die Fachbereiche, das Management sowie die IT-Abteilung, die den Prozess technisch unterstützt.

Diskussionen über fachliche Anforderungen und technische Möglichkeiten sind oft an der Tagesordnung. Wenn Zuständigkeiten nicht klar geregelt sind und das Reporting nicht in einem formalen Prozess organisiert ist, geschieht das Reporting projektgetrieben und kann nicht einheitlich erfolgen.

Im Zusammenspiel dieser Beteiligten sollte daher folgende Punkte diskutiert und geklärt werden:

  • der Grad der Detaillierung,
  • Inhalt und Aufbereitung der Daten,
  • der Grad an Standardisierung und Flexibilität
  • Reporting-Termine,
  • Verteilerkreise und Berechtigungen.

7. Ein standardisiertes Regelwerk

Ein sauber definiertes Regelwerk sorgt für unternehmensübergreifende Standards, die die schnelle Interpretation von Grafiken und Diagrammen erlauben.

Diese Standards sorgen dafür, dass Gleiches gleich aussieht und Verschiedenes verschieden. So können die beachtlichen Fähigkeiten des Gehirns zur intuitiven Mustererkennung genutzt werden. Wenn dagegen jedes Diagramm und jede Tabelle anders aussieht, müssen sich die Leser jedes Mal neu orientieren.

Mit Standardisierung beschäftigt sich seit 2013 der gemeinnützige Verein der IBCS Association, der zur Entwicklung und Verbreitung von Notationsstandards im Berichtswesen gegründet worden ist. IBCS® basiert auf Thesen von Dr. Rolf Hichert, der ein Gründungsmitglied von IBCS® ist.

Zu einem Regelwerk gehören:

  • Gestaltungsrichtlinien und Nomenklatur
  • Definition der Farbpalette, Schriftarten , Mustern und Linien
  • einheitliche Notation von Beschriftungen, Zeitperioden, Abweichungen und Hervorhebungen
  • Regeln für die einheitliche Darstellung von Kennzahlen und Produkten
  • Übersichten, welche Diagramme oder Tabellentypen sich für welche Anwendungsfälle eignen.

Fazit


Das Ziel von Reporting Design ist, die schnelle Aufnahme und das Verständnis von geschäftlichen Berichtsinformationen zu unterstützen und für unternehmensübergreifende Standards im Berichtswesen zu sorgen.

Reporting Design nutzt Erkenntnisse der Wahrnehmungsforschung, um die Aufmerksamkeit der Empfänger und Leser zu steuern, mit Hilfe von Notationsstandards ein Verstehen ohne Nachdenken zu ermöglichen und eine Informationsüberlastung zu verhindern.

Reporting Design fordert eine eindeutig interpretierbare, standardisierte und damit vergleichbare Darstellung von Informationen unter dem Postulat von Wahrheit und Klarheit.

Bei der Wahl der richtigen Darstellungsform steht zunächst der Informationsbedarf der Empfänger im Vordergrund. Ist die Zielsetzung geklärt, kann die am besten geeignete Darstellungsform gewählt werden.

Bei der Umsetzung und Implementierung ist neben Sender und Empfänger auch die IT-Abteilung involviert, mit der der unter anderem der Grad der Standardisierung oder möglichen Flexibilisierung abgestimmt werden muss.

Schließlich bringt ein unternehmensweit standardisiertes Regelwerk Ruhe ins Berichtswesen und hilft durch einheitliche Standards für ein schnelles Erkennen von Zusammenhängen und Mustern für eine sichere Entscheidungsfindung.

 

Coverphoto: Isaac Smith auf Unsplash