Ursprünglich veröffentlicht am 12. November 2019,
Verfasst von: Anja Kaup (PR und Marketing Managerin) – anja.kaup@infocient.de

Dr. Rolf Hichert spricht im Interview mit Infocient nicht nur über die häufigsten Fehler, die er bei der Gestaltung von Berichten beobachtet. Er geht den Gründen nach, die die Umsetzung der „reinen Lehre“ verhindern und gibt klare Empfehlungen, wie der Prozess einer einheitlichen Notation und einer einheitlichen Sprache für das Berichtswesen in Unternehmen vorangetrieben werden können.

Prof. Dr. Rolf Hichert arbeitete nach dem Studium des Maschinenbaus bei der Fraunhofer-Gesellschaft und bei McKinsey. Als Professor wirkte er an den Fachhochschulen Konstanz und Eberswalde. Er war Mitgründer und Geschäftsführer von MIK und Geschäftsführer von MIS Schweiz. Im Jahr 2004 gründete er die Beratung HICHERT+PARTNER, heute HICHERT+FAISST IBCS® Institute. Mehr als 7.500 Teilnehmer haben an seinen Seminaren und Vorträgen teilgenommen.

Im Jahr 2013 übertrug er wesentliche Teile seines geistigen Eigentums auf die neu gegründete gemeinnützige International Business Communication Standards (IBCS®) Association, um Berichtsstan-dards in öffentlichen Foren zu diskutieren und unter einer Creative Commons Lizenz zu verbreiten und weiterzuentwickeln. Heute ist Rolf Hichert Präsident der IBCS® Association.
www.ibcs.com/rolf-hichert

Infocient: Herr Hichert, bevor wir in das Thema Reporting Design einsteigen, würde ich gern etwas über Sie erfahren. Was machen Sie gern in Ihrer Freizeit?

Rolf Hichert: Ich mache gern Sport – Joggen, Skifahren, Segeln. Wir wohnen direkt am See, und da ist das ganze Jahr durch Schwimmen angesagt. Und vor allem: Wir haben sieben Enkel, mit denen ich gern Zeit verbringe.

Dr. Rolf Hichert, Prof. A.D., Foto: Marion Luttenberger, Graz

Infocient: Kommen wir zu Ihrer Verantwortung als Präsident der IBCS® Association. Was sind aktuelle Schwerpunkte Ihrer Arbeit?

Rolf Hichert: Wir diskutieren schon länger und nun intensiver, wie es mit unseren „Standards“ weitergehen soll.

Da geht es einmal um das Beheben von Fehlern und Schwächen in der aktuellen Version, aber es geht auch darum, welche neuen, weiteren Themen wir noch angehen sollen – beispielsweise Notationen für Messgrößen und Skalen.

Daneben versuchen wir, außerhalb des deutschsprachigen Raums mehr Beachtung zu erhalten: Unsere Jahrestagungen waren u.a. in Amsterdam, Warschau und London; wir haben Trainer, die in Englisch, Spanisch, Türkisch, Kroatisch und Polnisch arbeiten; ich war beispielsweise letztes Jahr auf einer Vortragsreise in Australien, und unser Managing Director Jürgen Faisst veranstaltet dieser Tage mehrere Seminare und Vorträge in USA und Kanada.

Die Association hat inzwischen mehr als 3.000 Mitglieder aus über 60 Ländern – und wir wollen vor allem außerhalb von DACH aktiver werden.

Dr. Jürgen Faisst, Foto: Marion Luttenberger, Graz

Infocient: Sie beschäftigen sich seit mindestens 15 Jahren mit der Gestaltung von Berichten und Dashboards. Was sind die häufigsten Fehler, die Sie beobachten?

Rolf Hichert: Wenn wir das Thema auf die Geschäftskommunikation insgesamt ausdehnen – mit dem Schwerpunkt Berichte für die Führungsmannschaft – , so gibt es die seit über 100 Jahren von vielen Autoren bemängelten Schwächen wie fehlende Botschaften, unklare Titel, schlechte Struktur, geringe Informationsdichte, manipulierte Darstellungen, zu viel Dekoration usw.

Ich hatte daraufhin vor etwa 15 Jahren versucht, Ordnung in diese schon lange bekannten Themen zu bringen und dafür das Akronym SUCCESS geprägt. Die sieben Buchstaben von SUCCESS stehen für sieben Regelbereiche mit insgesamt 98 Empfehlungen. Sie betreffen die „häufigsten Fehler“, nach denen Sie mich gefragt haben.

Die meisten meiner Gesprächspartner haben diesen Empfehlungen zugestimmt, sie waren ja auch nicht wirklich neu. Ich hatte Vorhandenes systematisiert und in einheitlicher Form auf einem Poster angeordnet, dazu hatte ich Vorher-Nachher-Beispiele präsentiert. Rund 10.000 SUCCESS-Poster wurden im Laufe von zehn Jahren gedruckt, viele davon hängen heute in den Büros der Controller. Auch bei meinen rund 500 Veranstaltungen gab es viel Zustimmung und recht wenig Kritik. Man akzeptierte die Vorschläge und nahm die Kritik willig an.

IBCS with SUCCESS Poster

Bei dieser allgemeinen Zustimmung zu den Empfehlungen und der Einsicht über die gemachten Fehler haben mein Partner Jürgen Faisst und ich uns immer wieder gefragt, warum es dennoch so wenige Berichte gibt – und hier will ich PowerPoint-Schaubilder, Dashboards usw. einschließen – die diesen schon lange geforderten und durchaus akzeptierten Empfehlungen entsprechen.

Warum sehen wir immer noch so viele grausige Kuchendiagramme, werden wir mit abgeschnittenen Achsen manipuliert, müssen aufgemotzte Tabellen verkraften und unverständliche Schaubilder erleiden – obwohl doch eigentlich schon lange klar sein sollte, was gut und richtig ist?

Erst im Verlauf der beiden letzten Jahre wurde uns immer klarer, dass dies wohl an der nicht vorhandenen Kommunikationssprache liegt, an einer fehlenden Semantik, wie diese bei anderen Fachgebieten wie der Musik, der Architektur und dem Ingenieurwesen teilweise seit hunderten von Jahren gegeben ist.

Der Regelbereich UNIFY (das U von SUCCESS) wurde von uns als das zentrale Thema erkannt, und wir haben allein diesem Thema unser neues Buch „Gefüllt, gerahmt, schraffiert“ gewidmet.

Infocient: Wollen Sie damit sagen, dass für Sie die Semantik das zentrale Thema Ihrer Regeln geworden ist?

Rolf Hichert: Genau, so sehen wir das inzwischen. Die Berichtsersteller sehen den Wald vor Bäumen nicht, wenn sie mit Dutzenden von Regeln und Empfehlungen konfrontiert werden und bilden sich dann naturgemäß ihre eigene Regeln – oft jeder Berichtsersteller für sich, auch wenn sie im gleichen Unternehmen arbeiten.

Kein Komponist würde anfangen, seine eigene Notensprache zu entwickeln, kein Elektrotechniker würde eigene Symbole für Kondensatoren, Widerstände oder Schalter erfinden – jeder Geograph hält sich an die Regel, dass bei Landkarten Norden oben ist.

Jürgen Faisst und ich wollen nun mit unserem Buch zeigen, dass die Semantik-Regeln quasi eine Querschnittsbetrachtung zu den sechs anderen SUCCESS-Regelbereichen darstellt:

SIMPLIFY ist kein Problem mehr, wenn wir generell standardisierte schlichte Diagramme und Tabellen verwenden – kein Komponist würde anfangen, seine Noten mit Schatten und Farben hübscher zu gestalten (es sei denn, er schreibt ein Musikbuch für Kinder).

EXPRESS ist kein Problem mehr, wenn wir Darstellungsstandards verwenden – wie die Fenster- und Wanddetails bei den Architekten. Ähnliches gilt auch für die anderen Regelbereiche.

Infocient: In Ihrem Buch stellen Sie neben neuen Konzepten für die Visualisierung von Messgrößen und Skalen auch Mustervorlagen für ganz konkrete Aufgabenstellungen vor, wie GuV oder Bilanzanalyse. Das ist nach unserem Gefühl eine Weiterentwicklung Ihres Buches gegenüber der IBCS®-Webseite. Auf den Seiten der IBCS® sind diese Vorlagen noch nicht veröffentlicht. Wird dieser Gedanke der Mustervorlagen grundsätzlich weitergetragen und eventuell auch auf andere Industrien ausgeweitet?

Rolf Hichert: Zunächst zur Visualisierung von Messgrößen und Skalen: Ja, wir haben hier in einem Exkurs einen Vorstoß gemacht, um die Diskussion auch auf diese noch unbearbeiteten Themen zu lenken.

Wir denken schon lange darüber nach, wie man Umsatz und Kosten, Fluss- und Bestandsgrößen, gute, schlechte und neutrale Messgrößen usw. visuell unterscheiden könnte.

Ähnliches gilt für Skalen mit Tausendern, Millionen und Milliarden. Unsere Vorschläge sind erste Gedanken in dieser Richtung, sie gehören noch nicht zu den Standards.

Nun zu den Mustervorlagen: Die gibt es schon lange, wir verwenden sie bei der Zertifizierung von Beratern, vor allem aber bei der Zertifizierung von Software-Lösungen. Sie sind auf der Website etwas versteckt, wir müssen sie dort dringend überarbeiten. Im Buch haben wir einen Vorstoß in dieser Richtung gemacht.

Ja, wir versuchen Mitstreiter zu finden, die ihre Expertise nicht nur bei Templates für Funktionsbereiche wie Produktion, Logistik und Personalwesen einbringen, sondern anschließend auch für Template-Varianten in den unterschiedlichen Branchen.

Meine Vision ist es schon seit vielen Jahren, dass eine Bilanzanalyse für eine Brauerei, die Cash-Flow-Rechnung für einen Einzelhändler oder die Personalstatistik für ein Versicherungsunternehmen nicht immer wieder neu erfunden werden muss: Wir verwenden dafür Standards, die im Einzelfall angepasst werden.

Infocient: Mehr als 8.000 Teilnehmer haben sich inzwischen für den Online-Kurs „Semantic Notation – The Next Big Thing in BI“ eingeschrieben, der auf openSAP kostenlos zur Verfügung steht. Das Interesse an den Notationsstandards ist vorhanden, Ihr Konzept ist ja auch einleuchtend. Was verhindert die Umsetzung der „reinen Lehre“?

Rolf Hichert: Das ist für uns zur Zeit eine zentrale Frage: Was ist der Grund dafür, dass in einigen Organisationen tausende von Mitarbeitern in den (ggf. angepassten) IBCS-Regeln geschult werden und erfolgreich mit den zur Verfügung stehenden Software-Standards arbeiten – und in anderen Unternehmen noch nicht einmal die Einsicht besteht, dass so etwas nutzbringend ist.

Wir kennen Unternehmen, bei denen in über 100 Ländern konsequent nach einem Berichtsstandard gearbeitet wird – und wir hören von anderen, die in Standards eine Eingrenzung der Kreativität sehen.

Aus unserer Sicht gibt es drei Voraussetzungen, die für eine erfolgreiche Standardisierung in der Geschäftskommunikation gelten: Ein Notationshandbuch, das alle wichtigen inhaltlichen und gestalterischen Themen abdeckt (hierzu gibt es Vorschläge), eine geeignete Software-Lösung, die die Semantik unserer Standards beherrscht („Plan ist gerahmt“, „Summen sind unten“) und natürlich die Managementunterstützung in dieser Sache (wenn der Vorstand die Bedeutung erkannt hat und seine Unterstützung gibt, kann in einem Jahr viel erreicht werden).

Ich muss allerdings auch sagen, dass ich immer wieder das Argument höre, dass vollständige Transparenz, schnelles Verstehen und klare Kommunikation zwar wünschenswerte Sachen seien – aber eben nicht immer.

Vor allem beim externen Berichtswesen haben wir noch viel Überzeugungsarbeit zu leisten. Es gibt erst sehr wenige Geschäftsberichte, die sich an unsere Empfehlungen halten.

Infocient: Auf den Seiten der IBCS findet man eine Liste der Anbieter, die für die Erstellung von IBCS konformen Diagrammen genutzt werden können. Welche Erwartungen haben Sie an die großen Anbieter von Software für Business Intelligence?

Rolf Hichert: Aktuell sind zwölf Softwareprodukte von uns zertifiziert, sie erlauben die Umsetzung der IBCS-Standards für Diagramme und Tabellen (was aber nicht heißt, dass sie dies automatisch tun). Dabei sind einheitliche Skalierungsregeln, schriftgrößenabhängige Gestaltung und was wir „responsive reporting“ bezeichnen noch immer drei große Herausforderungen.

So lange die großen BI-Anbieter nicht in der Lage sind bzw. nicht in der Lage sein wollen, die IBCS-Standards zu erfüllen, so lange bleibt noch viel Geschäft für kleine Spezialanbieter übrig, um mit eigenen Entwicklungen oder eigenen Add-ins zu punkten.

Welche Erwartungen ich habe? Ich hoffe, dass alle Software-Anbieter zur Einsicht kommen, dass Standards für alle Beteiligten Vorteile bieten.

Und wenn unsere heutige IBCS-Version noch nicht überall passt: Wir sind bereit anzupassen und zu ändern. Aus diesem Grund ist die IBCS-Association gegründet worden – als open source bzw. creative commons Organisation, die von den Wünschen und Vorstellungen der Mitglieder geleitet wird. Jeder kann mitmachen und seine Vorstellungen einbringen.

Das ist es, was wir vor allem wünschen: Kritik, Verbesserungsvorschläge – nur das bringt IBCS weiter!

Infocient: Was empfehlen Sie, um den Prozess einer einheitlichen Notation und einer einheitlichen Sprache für das Berichtswesen in Unternehmen voranzutreiben?

Rolf Hichert: Man beginnt am besten mit einer Präsentation vor einem Entscheidungsgremium, bei dem man nicht nur die IBCS-Grundgedanken, sondern auch gleich ein paar Vorher-Nachher-Beispiele zeigt. Vorzugsweise unter Hinzuziehung eines erfahrenen externen Beraters.

Ich habe es noch nicht erlebt, dass die Geschäftsführung auf den bestehenden Berichtsdarstellungen besteht, wenn offensichtlich bessere Lösungen präsentiert werden.

Nach der erhofften positiven Entscheidung folgt das übliche Prozedere eines Veränderungsprojektes: Projekt-Team, Entscheidungskreis, Budget, externe Berater usw.

Danach beginnt man zweckmäßigerweise mit der Erstellung eines Notationshandbuches auf der Basis unserer Vorlagen mit eigenen praktischen Beispielen.

Am einfachsten ist die Einführung, wenn das bestehende Berichtswesen ohnehin überarbeitet werden muss, beispielsweise wegen eines BI-Anbieterwechsels, einer strategischen Neuausrichtung des Unternehmens oder infolge eines Mergers.

Infocient: Was ist Ihre Erwartung für die nächsten zehn Jahre? Wie wird sich das Berichtswesen entwickeln?

Rolf Hichert: Tja, ich hoffe, es geht in unsere Richtung…!

Da wir auch international noch von keinen anderen vergleichbaren Vorstellungen eines geschlossenen Konzeptes für das Management-Berichtswesens erfahren haben, hoffen wir auf einen internationalen Standard, der auf unseren IBCS-Grundlagen basiert.

Ich erwarte konkret, dass die „Top Ten“ der IBCS-Regeln recht schnell akzeptiert werden – also Plan ist gerahmt, Forecast ist schraffiert – usw. Hierzu gab es noch weder eine negative Kritik noch alternative Vorschläge.

Infocient: Herr Dr. Hichert, ganz herzlichen Dank, dass Sie sich so viel Zeit für unsere Fragen genommen haben.

Coverphoto: Dr. Rolf Hichert, Foto: Marion Luttenberger, Graz