Täglich haben die verschiedenen Fachbereiche – zusätzlich zum Tagesgeschäft – mit dem Berichtswesen zu tun. Immer wiederkehrende Anforderungen rufen geradezu nach einer Automatisierung, die die Mitarbeiter auf allen Führungsebenen entlastet.
Damit dies gelingt, hat Infocient Consulting bei einem mittelständischen produzierenden Unternehmen eine Lösung nach Maß umgesetzt.
Der Fokus liegt hierbei auf drei wesentlichen Bereichen: Adressatenzuordnung, Berichtaufbau und Bereitstellungsmodus.
Mit sicheren Schritten…
Wie sieht die aktuelle Systemlandschaft aus? Diese Frage galt es zu klären, bevor die Experten von Infocient Consulting mit der Umsetzung des effizienten Management Reportings beginnen konnten.
Zuerst wurden die Berichte mit SAP Crystal Reports pixelgenau formatiert und die Datenbasis mithilfe von SAP BEx Query Designer erstellt.
Die Herausforderung war eine große Datenmenge, welche beim Ausführen der Berichte eine zu lange Wartezeit mit sich brachte. Weitere Anforderungen waren zu bewältigen: Individuelle Berichtsausführungen sollten für die verschiedenen Adressaten zusammengefasst sein.
Darüber hinaus war es der Wunsch der Fachbereiche, das Ausgabeformat der Berichtsmappen als PDF oder Excel zu wählen – auch galt es, mehrere Sprachen und Währungen zu unterstützen.
Schließlich spielte auch die automatische Verteilung der Berichtsmappen per E‑Mail oder durch direkte Einbindung in das SAP NetWeaver Portal in den verschiedenen Formaten eine wichtige Rolle.
… zum effizienten Management-Reporting
Zunächst wurde ein auslösendes Ereignis, wie zum Beispiel die Datenfreigabe einer abgeschlossenen Periode im Controlling, definiert.
So konnten die Anforderungen an den Automatismus des Prozesses erfüllt werden. Hierzu entwickelten die Experten von Infocient Consulting auf dem SAP NetWeaver Business Warehouse ein kundeneigenes Programm, welches diesen Auslöser entgegennehmen kann.
Zusätzlich bietet es die Möglichkeit, verschiedene Parameter zu konfigurieren: Format, Adressat der Berichtsmappe, Ausgabesprache und Ausgabewährung. Hierbei können die Berichtsmappen anhand der Adressaten passgenau zum individuellen Anforderungsprofil zusammengestellt werden.
Die Konfigurationen werden einmalig für jeden Adressaten angelegt und können dann für die periodische Verteilung genutzt werden. Ein weiterer Vorteil: Vor der Verteilung werden die Berichtsmappen vorberechnet. Für den Endbenutzer bedeutet dies, dass ihm beim Öffnen der Berichtsmappe die Zahlen sofort zur Verfügung stehen.
Fazit
Personalisiert und komfortabel – das neue effiziente und automatisierte Berichtswesen entlastet die Fachbereiche deutlich. Das Ergebnis: schnelleres und transparenteres Management Reporting für die Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit.
Coverphoto: Kalen Emsley auf Unsplash – Haiku Stairs, Kaneohe, United States
