Das kann der SAC Planungskalender

Die Kalenderansicht zeigt Prozesse und Aufgaben in einem Standardkalenderlayout (Tag, Woche, Monat). In dieser Ansicht können Sie Aufgaben erstellen und laufende Aufgaben verfolgen. (siehe auch Abb. 1)

Diese Ansicht zeigt Prozessen, Aufgaben und das Start- und Enddatum als Balkendiagramm. Sie können die Gantt-Ansicht so ändern, dass sie die Aufgaben einer Woche, eines Monats oder eines Jahres anzeigt.

Abb. 3: Gantt-Ansicht (Quelle: https://help.sap.com/viewer/00f68c2e08b941f081002fd3691d86a7/release/en-US/7d1696ddd0f34f548ab17b9f6506e0d7.html)

Diese Ansicht zeigt die Aktivitäten in einer Tabelle, die alle Arten von Veranstaltungen auflistet.
Auch die Listenansicht kann so geändert werden, dass ein Tag, eine Woche, ein Monat oder ein Jahr an Ereignissen angezeigt wird.

Abb. 4: Listen-Ansicht (Quelle: https://help.sap.com/viewer/00f68c2e08b941f081002fd3691d86a7/release/en-US/7d1696ddd0f34f548ab17b9f6506e0d7.html)

Auch die Listenansicht kann so geändert werden, dass ein Tag, eine Woche, ein Monat oder ein Jahr an Ereignissen angezeigt wird.

Aufgaben ermöglichen das das Erstellen, Bearbeiten, Zuweisen und Verwalten von Aufgaben im Kalender.
Dabei gibt es unterschiedliche Arten von Aufgaben, wie der Screenshot zeigt:

Abb. 5: Übersicht über Aufgabenarten im Planungskalender

• Composite Task / Zusammengesetzte Aufgaben
  Ermöglicht die Erstellung von Aufgaben, die für die Überwachung des Projektfortschritts nützlich sind. Sie können Aufgaben für sich selbst erstellen oder diese anderen zuweisen. Sie können diese Aufgabe verwenden, um Daten in Ihrem Planungsprozess zu sammeln, oder sie für jeden anderen Arbeitsablauf verwenden, den Sie im Kalender verwalten möchten.
• Data Locking Task / Datensperrungsaufgaben
  Ermöglicht, den Überblick über die Planungsprozesse zu behalten und sicherzustellen, dass die Modelldaten zum richtigen Zeitpunkt gesperrt werden.
• Data Action Task
  Um den Planungsprozess zu automatisieren, können Sie eine Datenaktion so planen, dass sie automatisch zu einem bestimmten Zeitpunkt ausgeführt wird.
  Bei diesem Aufgabentyp können Sie nicht nur die Startzeit der Datenaktion festlegen, sondern auch entscheiden, wie die Parameterwerte gesetzt werden sollen und ob andere Personen diese Aufgabe sehen können.
• Multi Action Task
  Auch hier geht es darum, den Planungsprozess zu automatisieren. Eine Multi-Aktion kann so geplant werden, dass sie automatisch zu einer bestimmten Zeit ausgeführt wird.
• Bearbeitungsaufgaben / Input Tasks
  Die Verwaltung von Bearbeitungsaufgaben ermöglicht, den Überblick über Eingabeaufgaben zu behalten und einige Aspekte der Aufgaben im Kalender anzuzeigen und zu ändern. Über einen hierarchischen Workflow-Prozess kann ein Plan eingereicht, genehmigt und überwacht werden.

• Publikation
  Damit können Sie die automatische Veröffentlichung einer Meldung oder einer analytischen Anwendung als Dokument planen und im Kalender anzeigen, beispielsweise den pdf-Export der Gewinn- und Verlustrechnung.Neben der Einstellung der Startzeit können Sie mit den Veröffentlichungsplänen auch die E-Mail-Empfänger, verschiedene Formate und benutzerdefinierte Ansichten der zu veröffentlichenden Meldung oder analytischen Anwendung festlegen.Publikationen können in Stories und analytischen Anwendungen oder aus dem Datei-Repository erstellt werden.

Mit diesem Ereignistyp können Sie Ihre Aufgaben in einem übergeordneten Ereignis verwalten. Ein Prozess ist eine Zusammenstellung von Elementen wie Aufgaben und anderen Prozessen.
Um den Planungsprozess oder einen anderen Arbeitsablauf zu strukturieren, können Sie einen Prozess erstellen, der mehrere Schritte zusammenfasst.

Die folgenden Ereignisse können als untergeordnete Events eines Prozesses im Kalender angezeigt, bearbeitet und verwaltet werden:

• General Task / Allgemeine Aufgaben
  Allgemeine Aufgaben ermöglichen es den Empfängern, in Ihrem Planungsprozess Daten direkt in die Story oder die analytische Anwendung einzugeben, die der Aufgabeninhaber als Arbeitsdatei angehängt hat.
• Review Task / Überprüfungsaufgaben
  Überprüfungsaufgaben haben einen oder mehrere zugewiesene Prüfer, die ein Ergebnis genehmigen oder ablehnen. Die Prüfer überprüfen die Ergebnisse einer allgemeinen Aufgabe. Wenn sie eine Aufgabe überprüfen, die in einer Story oder einer analytischen Anwendung ausgeführt wurde, können sie sie auch dort genehmigen oder ablehnen.

Lässt eine Aufgabe in einen Prozess umwandeln, wenn Sie eine Aufgabe in kleinere Schritte oder separate Aufgaben aufteilen möchten.

Ermöglicht die schnelle Erstellung von Aufgaben und Prozessen aus einer organisatorischen Dimension im Kalender. Will man einem Prozess schnell Aufgaben und Prozesse hinzufügen, hilft der Kalenderassistent. Sie können eine Hierarchie aus den Dimensionen auswählen und bestimmte Mitglieder in der Hierarchie auswählen.

Abb. 6: Assistent zum Erstellen von Aufgaben.

Hilft, bestimmte Prozesse oder Aufgaben hervorzuheben. Filter, die in der Kalenderansicht angewendet werden, haben keinen Einfluss auf die Gantt-Ansicht.

• Kalender-Highlights
  Damit können Kalender-Highlights auf dem Startbildschirm angezeigt werden, um schnell zu sehen, welche Aufgaben überfällig sind und fällig werden.
• Exportieren von Kalenderaufgaben
  Ermöglicht den Export von Kalenderaufgaben als ICS-Dateien, die in vielen Kalenderprogrammen verwendet werden können.
• Tastaturbefehlsliste
  Für ein schnelles und effizientes Arbeiten im Kalender.

Gehen Sie im Menü auf den Kalender und klicken Sie auf das „+“.

Im Fenster, das sich dann öffnet, können Sie den Titel, das Start- und Enddatum angeben. Sie können diese Aufgabe sich selbst zuordnen und automatisch aktivieren, sobald das Startdatum erreicht ist. Außerdem lässt sich eine Wiederholung hinzufügen, um folgende gleiche Aktivitäten nicht wieder neu anlegen zu müssen.

Abb. 7: Anlegen der Planungsaufgabe

Im nächsten Fenster können in der Beschreibung weitere Informationen und Dateien hinzugefügt werden. Auch Farben können geändert werden, um einen besseren Überblick zu bewahren.

Abb. 8: Beschreibung der Planungsaufgabe

Wird im Kontext ein Modell, Merkmale oder Dimensionen hinzugefügt, lässt sich eine Aufgabe weiter individualisieren. Wenn bearbeitende Personen die unter den gemeinsamen Arbeitsdateien gespeicherte Story öffnen, greifen diese automatisch auf das im Kontext angegebene Planungsmodell zurück.

Im Beispiel wäre das Ziel, dass eine planende Person eine bestimmte Region (Americas) einer Entity Dimension planen soll. Durch den Aufruf kommt sie vom Kalender in die unter Work Files angegebene Story.  Auf der Seite liegt dann der Filter auf der ihr zugeordneten Region, sodass diese nur die Werte angezeigt bekommt bzw. planen kann, welche in der Aufgabe vorgesehen waren.

• Ersteller / Owner
• Bearbeiter / Assignees
• Prüfer / Reviewer
• Betrachter / Viewer, die keine Veränderungen vornehmen können.

Außerdem können Sie die Aufgabe für andere Personen freigeben, welche die Aufgabe einsehen dürfen, jedoch nichts verändern können.

Es können sich sogar Teams als Bearbeiter und Ersteller hinzufügen lassen, ein großer Vorteil bei Krankheitsfällen oder in Urlaubssituationen.

Abb. 9: Hinzufügen von Kontext und Teams zur Bearbeitung

Mit einem Klick auf die „Sprechblasen“ können Sie Kommentare einpflegen und sichtbar machen und an andere Beteiligte weiterleiten.

Abb. 10: Hinzufügen von Kontext und Teams zur Bearbeitung

Ist die Aufgabe Teil eines Prozesses, geben Sie den übergeordneten Prozess unter „Hierarchien / Hierarchy“ an.
Außerdem kann man sich mit Hilfe von „Erinnerungen / Reminders“ an den Termin erinnern lassen oder Notizen für den Eigengebrauch hinzufügen, die für andere nicht sichtbar sind.

Abb. 11: Hierarchien und Erinnerungen festlegen

Um eine Datensperraufgabe anzulegen, klicken Sie wieder auf das „+“ Zeichen und wählen „Datensperraufgabe / Data Locking Task“ aus.

Abb. 12: Datensperraufgaben einrichten

Wichtig ist, den Kontext anzugeben, um die Daten definieren zu können, die gesperrt oder entsperrt werden sollen:

Abb. 13: Kontext für Datensperraufgaben

Als Zielzustand kann „Offen / Open“, „Gesperrt / Locked“ oder „Eingeschränkt / Restricted“ eingestellt werden.

• Offen – die Daten können von allen geändert werden, die zum Eingeben von Werten berechtigt sind.
• Gesperrt – nur Administratoren und die Modellersteller können noch Werte ändern.
• Eingeschränkt – nur die Eigentümer der Datensperren können noch Werte ändern.

Kostenlose Schulungen zu SAC Planning finden Sie in den openSAP-Kursen:
Planning with SAP Analytics Cloud https://open.sap.com/courses/sac3
Planning with SAP Analytics Cloud – Advanced Topics https://open.sap.com/courses/sac4

Änderungen am SAC Planungskalender lassen sich ebenso leicht durchführen. Die Aufgaben können wieder geöffnet werden.
Durch einen Klick auf die entsprechende Aufgabe im Planungskalender öffnet sich das Builder-Panel, in dem die Angaben mit einem Klick auf den Bearbeitungsstift oder die Änderungen von Einträgen in den Feldern geändert werden können.

Ein Klick auf den „Papierkorb“ löscht eine angelegte Aufgabe.

Abb. 14: Ändern und Löschen von Aufgaben