Ursprünglich veröffentlicht am 15. Dezember 2021.
Verfasst von: Anja Kaup (PR und Marketing Managerin) – anja.kaup@infocient.de

Der SAC Planungskalender unterstützt als spezielle Komponente in SAP Analytics Cloud (SAC) alle erforderlichen Aktivitäten im Planungsprozess.

Es können Aufgaben und ganze Prozesse erstellt werden, denen Aufgaben oder andere Prozesse hinzugefügt werden.

Einzelne Aktivitäten können bestimmten Personen zugeordnet werden, die für die termingerechte Erledigung zuständig sind. Der Prozessverantwortliche kann dank des Planungskalenders leicht den aktuellen Stand der Planungsaktivitäten einsehen und überprüfen.

SAP Planungskalender Beispiel

Abb. 1: Beispiel für einen Planungskalender in Kalenderansicht (Quelle: https://help.sap.com/viewer/00f68c2e08b941f081002fd3691d86a7/release/en-US/7d1696ddd0f34f548ab17b9f6506e0d7.html)

Wo finde ich die Kalenderfunktion in SAC?

Im Menü unter „Mehr“ oder „More“ findet sich die Funktion des Kalenders.

SAC Planungskalender im Menü

Abb. 2: Aufruf der Kalenderfunktion in SAC

Funktionen des SAC Planungskalenders

Dies sind die wichtigsten Funktionen des SAC Planungskalenders im Überblick:

Kalenderansicht

Die Kalenderansicht zeigt Prozesse und Aufgaben in einem Standardkalenderlayout (Tag, Woche, Monat). In dieser Ansicht können Sie Aufgaben erstellen und laufende Aufgaben verfolgen. (siehe auch Abb. 1)

Gantt-Ansicht

Diese Ansicht zeigt Prozessen, Aufgaben und das Start- und Enddatum als Balkendiagramm. Sie können die Gantt-Ansicht so ändern, dass sie die Aufgaben einer Woche, eines Monats oder eines Jahres anzeigt.

SAC Panungskalender Gantt View Balkendiagramm

Abb. 3: Gantt-Ansicht (Quelle: https://help.sap.com/viewer/00f68c2e08b941f081002fd3691d86a7/release/en-US/7d1696ddd0f34f548ab17b9f6506e0d7.html)

Listenansicht / Tabellenansicht

Diese Ansicht zeigt die Aktivitäten in einer Tabelle, die alle Arten von Veranstaltungen auflistet.
Auch die Listenansicht kann so geändert werden, dass ein Tag, eine Woche, ein Monat oder ein Jahr an Ereignissen angezeigt wird.

SAC Planungskalender List view

Abb. 4: Listen-Ansicht (Quelle: https://help.sap.com/viewer/00f68c2e08b941f081002fd3691d86a7/release/en-US/7d1696ddd0f34f548ab17b9f6506e0d7.html)

Auch die Listenansicht kann so geändert werden, dass ein Tag, eine Woche, ein Monat oder ein Jahr an Ereignissen angezeigt wird.

Aufgaben

Aufgaben ermöglichen das das Erstellen, Bearbeiten, Zuweisen und Verwalten von Aufgaben im Kalender.
Dabei gibt es unterschiedliche Arten von Aufgaben, wie der Screenshot zeigt:

SAC Planungskalender Übersicht über Aufgabenarten

Abb. 5: Übersicht über Aufgabenarten im Planungskalender

  • Composite Task / Zusammengesetzte Aufgaben
    Ermöglicht die Erstellung von Aufgaben, die für die Überwachung des Projektfortschritts nützlich sind. Sie können Aufgaben für sich selbst erstellen oder diese anderen zuweisen. Sie können diese Aufgabe verwenden, um Daten in Ihrem Planungsprozess zu sammeln, oder sie für jeden anderen Arbeitsablauf verwenden, den Sie im Kalender verwalten möchten.
  • Data Locking Task / Datensperrungsaufgaben
    Ermöglicht, den Überblick über die Planungsprozesse zu behalten und sicherzustellen, dass die Modelldaten zum richtigen Zeitpunkt gesperrt werden.
  • Data Action Task
    Um den Planungsprozess zu automatisieren, können Sie eine Datenaktion so planen, dass sie automatisch zu einem bestimmten Zeitpunkt ausgeführt wird.
    Bei diesem Aufgabentyp können Sie nicht nur die Startzeit der Datenaktion festlegen, sondern auch entscheiden, wie die Parameterwerte gesetzt werden sollen und ob andere Personen diese Aufgabe sehen können.
  • Multi Action Task
    Auch hier geht es darum, den Planungsprozess zu automatisieren. Eine Multi-Aktion kann so geplant werden, dass sie automatisch zu einer bestimmten Zeit ausgeführt wird.
  • Bearbeitungsaufgaben / Input Tasks
    Die Verwaltung von Bearbeitungsaufgaben ermöglicht, den Überblick über Eingabeaufgaben zu behalten und einige Aspekte der Aufgaben im Kalender anzuzeigen und zu ändern. Über einen hierarchischen Workflow-Prozess kann ein Plan eingereicht, genehmigt und überwacht werden.
  • Publikation
    Damit können Sie die automatische Veröffentlichung einer Meldung oder einer analytischen Anwendung als Dokument planen und im Kalender anzeigen, beispielsweise den pdf-Export der Gewinn- und Verlustrechnung.Neben der Einstellung der Startzeit können Sie mit den Veröffentlichungsplänen auch die E-Mail-Empfänger, verschiedene Formate und benutzerdefinierte Ansichten der zu veröffentlichenden Meldung oder analytischen Anwendung festlegen.Publikationen können in Stories und analytischen Anwendungen oder aus dem Datei-Repository erstellt werden.

Prozesse

Mit diesem Ereignistyp können Sie Ihre Aufgaben in einem übergeordneten Ereignis verwalten. Ein Prozess ist eine Zusammenstellung von Elementen wie Aufgaben und anderen Prozessen.
Um den Planungsprozess oder einen anderen Arbeitsablauf zu strukturieren, können Sie einen Prozess erstellen, der mehrere Schritte zusammenfasst.

Die folgenden Ereignisse können als untergeordnete Events eines Prozesses im Kalender angezeigt, bearbeitet und verwaltet werden:

  • General Task / Allgemeine Aufgaben
    Allgemeine Aufgaben ermöglichen es den Empfängern, in Ihrem Planungsprozess Daten direkt in die Story oder die analytische Anwendung einzugeben, die der Aufgabeninhaber als Arbeitsdatei angehängt hat.
  • Review Task / Überprüfungsaufgaben
    Überprüfungsaufgaben haben einen oder mehrere zugewiesene Prüfer, die ein Ergebnis genehmigen oder ablehnen. Die Prüfer überprüfen die Ergebnisse einer allgemeinen Aufgabe. Wenn sie eine Aufgabe überprüfen, die in einer Story oder einer analytischen Anwendung ausgeführt wurde, können sie sie auch dort genehmigen oder ablehnen.

In Prozess umwandeln

Lässt eine Aufgabe in einen Prozess umwandeln, wenn Sie eine Aufgabe in kleinere Schritte oder separate Aufgaben aufteilen möchten.

Aufgaben mit Assistent erstellen / Generate Events with Wizard

Ermöglicht die schnelle Erstellung von Aufgaben und Prozessen aus einer organisatorischen Dimension im Kalender. Will man einem Prozess schnell Aufgaben und Prozesse hinzufügen, hilft der Kalenderassistent. Sie können eine Hierarchie aus den Dimensionen auswählen und bestimmte Mitglieder in der Hierarchie auswählen.

SAC Planungskalender Wizard

Abb. 6: Assistent zum Erstellen von Aufgaben.

Filter

Hilft, bestimmte Prozesse oder Aufgaben hervorzuheben. Filter, die in der Kalenderansicht angewendet werden, haben keinen Einfluss auf die Gantt-Ansicht.

Weitere Funktionen

  • Kalender-Highlights
    Damit können Kalender-Highlights auf dem Startbildschirm angezeigt werden, um schnell zu sehen, welche Aufgaben überfällig sind und fällig werden.
  • Exportieren von Kalenderaufgaben
    Ermöglicht den Export von Kalenderaufgaben als ICS-Dateien, die in vielen Kalenderprogrammen verwendet werden können.
  • Tastaturbefehlsliste
    Für ein schnelles und effizientes Arbeiten im Kalender.

SAC Planungskalender anlegen

Gehen Sie im Menü auf den Kalender und klicken Sie auf das „+“.

Im Fenster, das sich dann öffnet, können Sie den Titel, das Start- und Enddatum angeben. Sie können diese Aufgabe sich selbst zuordnen und automatisch aktivieren, sobald das Startdatum erreicht ist. Außerdem lässt sich eine Wiederholung hinzufügen, um folgende gleiche Aktivitäten nicht wieder neu anlegen zu müssen.

SAP Planungskalender anlegen

Abb. 7: Anlegen der Planungsaufgabe

Beschreibung und Dateien hinzufügen

Im nächsten Fenster können in der Beschreibung weitere Informationen und Dateien hinzugefügt werden. Auch Farben können geändert werden, um einen besseren Überblick zu bewahren.

SAC Planungskalender Description

Abb. 8: Beschreibung der Planungsaufgabe

Kontext, Personen oder Teams hinzufügen

Wird im Kontext ein Modell, Merkmale oder Dimensionen hinzugefügt, lässt sich eine Aufgabe weiter individualisieren. Wenn bearbeitende Personen die unter den gemeinsamen Arbeitsdateien gespeicherte Story öffnen, greifen diese automatisch auf das im Kontext angegebene Planungsmodell zurück.

Im Beispiel wäre das Ziel, dass eine planende Person eine bestimmte Region (Americas) einer Entity Dimension planen soll. Durch den Aufruf kommt sie vom Kalender in die unter Work Files angegebene Story.  Auf der Seite liegt dann der Filter auf der ihr zugeordneten Region, sodass diese nur die Werte angezeigt bekommt bzw. planen kann, welche in der Aufgabe vorgesehen waren.

Im nächsten Schritt können „Personen / People“ angegeben werden:
  • Ersteller / Owner
  • Bearbeiter / Assignees
  • Prüfer / Reviewer
  • Betrachter / Viewer, die keine Veränderungen vornehmen können.

Außerdem können Sie die Aufgabe für andere Personen freigeben, welche die Aufgabe einsehen dürfen, jedoch nichts verändern können.

Es können sich sogar Teams als Bearbeiter und Ersteller hinzufügen lassen, ein großer Vorteil bei Krankheitsfällen oder in Urlaubssituationen.

SAC Planungskalender Context
SAC Planungskalender Teams hinzufügen

Abb. 9: Hinzufügen von Kontext und Teams zur Bearbeitung

Kommentare hinzufügen

Mit einem Klick auf die „Sprechblasen“ können Sie Kommentare einpflegen und sichtbar machen und an andere Beteiligte weiterleiten.

SAP Planungskalender Kommentare zufügen

Abb. 10: Hinzufügen von Kontext und Teams zur Bearbeitung

Hierarchien und Erinnerungen festlegen

Ist die Aufgabe Teil eines Prozesses, geben Sie den übergeordneten Prozess unter „Hierarchien / Hierarchy“ an.
Außerdem kann man sich mit Hilfe von „Erinnerungen / Reminders“ an den Termin erinnern lassen oder Notizen für den Eigengebrauch hinzufügen, die für andere nicht sichtbar sind.

SAC Planungskalender Hierarchein

Abb. 11: Hierarchien und Erinnerungen festlegen

Datensperraufgaben

Um eine Datensperraufgabe anzulegen, klicken Sie wieder auf das „+“ Zeichen und wählen „Datensperraufgabe / Data Locking Task“ aus.

SAC Planungskalender Datensperraufgabe

Abb. 12: Datensperraufgaben einrichten

Wichtig ist, den Kontext anzugeben, um die Daten definieren zu können, die gesperrt oder entsperrt werden sollen:

SAC Planungskalender Datensperren

Abb. 13: Kontext für Datensperraufgaben

Als Zielzustand kann „Offen / Open“, „Gesperrt / Locked“ oder „Eingeschränkt / Restricted“ eingestellt werden.

  • Offen – die Daten können von allen geändert werden, die zum Eingeben von Werten berechtigt sind.
  • Gesperrt – nur Administratoren und die Modellersteller können noch Werte ändern.
  • Eingeschränkt – nur die Eigentümer der Datensperren können noch Werte ändern.

Weiterführende Informationen

Kostenlose Schulungen zu SAC Planning finden Sie in den openSAP-Kursen:
Planning with SAP Analytics Cloud https://open.sap.com/courses/sac3
Planning with SAP Analytics Cloud – Advanced Topics https://open.sap.com/courses/sac4

SAC Planungskalender ändern bzw. Aufgaben öffnen

Änderungen am SAC Planungskalender lassen sich ebenso leicht durchführen. Die Aufgaben können wieder geöffnet werden.
Durch einen Klick auf die entsprechende Aufgabe im Planungskalender öffnet sich das Builder-Panel, in dem die Angaben mit einem Klick auf den Bearbeitungsstift oder die Änderungen von Einträgen in den Feldern geändert werden können.

Ein Klick auf den „Papierkorb“ löscht eine angelegte Aufgabe.

SAC Planungskalender ändern

Abb. 14: Ändern und Löschen von Aufgaben

Fazit


Mit dem SAC Planungskalender lassen sich Planungsprozesse nicht nur leicht erstellen und Aufgaben zuweisen.

Planungsverantwortliche können leicht kontrollieren, welcher Prozess von welchem Planer bearbeitet wird oder welche Datensätze bereits eingereicht und genehmigt wurden. Es können Kommentare und Benachrichtigungen während des Planungsprozesses formuliert und verschickt werden.

Nicht zuletzt mit der Wahl unterschiedlicher Ansichten, wie der Balkendiagramme in der Gantt-Ansicht wird der Planungsprozess transparent und vereinfacht.

Wenn Sie mehr über die SAP Analytics Cloud-Planungsfunktionen erfahren möchten, kontaktieren Sie uns..

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Coverphoto:  Omar Al-Ghosson auf Unsplash