Was sind Ziele von gutem Reporting Design?

Das Sehen dominiert. Da wir unsere Informationen über die Welt in erster Linie durch unsere Augen erhalten, sind große Teile unserer Gehirnaktivität der visuellen Verarbeitung gewidmet.

Forscher bezeichnen dies als den bildlichen Überlegenheitseffekt. Was die Augen sehen, gewinnt. Dieser Effekt lässt sich zum Vorteil nutzen, wenn wir Informationen präsentieren. Mit Unterstützung visueller Methoden erreichen wir zunächst die Aufmerksamkeit der Leser und sorgen dann dafür, dass die Informationen auch verarbeitet werden können und im Langzeitgedächtnis landen.

Evolutionsbedingt kann der visuelle Sinn Trends und Muster sofort erkennen. Die Wahl von Farben, Ausrichtung, Bewegung oder Größe unterstützt dabei, die Aufmerksamkeit der Leser zu lenken.

Berichte so zu gestalten, dass die Informationen strukturiert und geordnet aufbereitet werden, hilft dem Arbeitsgedächtnis, diese Informationen leichter zu verarbeiten.

Ein mit Informationen überladener Bericht führt zu einer Überlastung des Arbeitsgedächtnisses, das dann Informationsbruchstücke nicht verarbeiten und zu Missverständnissen und Frustration führen kann.

Nur gut strukturierte und verstandene Informationen gelangen schließlich ins Langzeitgedächtnis, so dass sie zum einen weitererzählt aber auch mit anderen Ideen kombiniert und verglichen werden können.

Abb. 1: Gut strukturierte Informationen gelangen ins Langzeitgedächtnis.
(Eigene Darstellung, Icons bezogen von Freepik, Flaticon)

Berichte sollen

• zielgerichtet wichtige Zusammenhänge zwischen Daten identifizieren und
• eindeutig interpretierbar sein,
• um richtiges Handeln ableiten zu können.

Das Postulat von Wahrheit und Klarheit steht an erster Stelle.

Fehler bei der Datenvisualisierung sind bestenfalls unbeabsichtigt. Sie führen aber zu Fehlinformationen. Im schlimmsten Fall sind sie gezielte Manipulationen, die die Aussage beeinflussen sollen, die eine Grafik erzählen kann.

Die Forderung von Reporting Design geht dahin, dass Berichte

• zuverlässig und eindeutig interpretierbar
• mit klaren Begrifflichkeiten und
• einheitlichen Standards

erstellt werden.

Es gibt Normen, die Reporting Design befolgen muss. Zu diesen Normen gehören:

• Bundesdatenschutzgesetz (BDSG),
• EU-DSGVO
• Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)
• Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS).

Ein funktionales wie inhaltliches Berechtigungskonzept sorgt für Sicherheit und sollte durchgängig gewährleistet sein.

Im Mittelpunkt jedes Berichts sollten die Informationsbedürfnisse der Empfänger stehen.

Eine Visualisierung ist dann effektiv, wenn sie eine Frage beantwortet bzw. den Empfänger in die Lage versetzt, eine Entscheidung treffen zu können.

Die Herausforderung dabei ist, die Vielzahl der Empfänger zu berücksichtigen –

• von internen Zielgruppen wie Vorstand oder Geschäftsleitung über Abteilungsleiter bis hin zu
• externen Zielgruppen, wie Banken, Investoren oder Behörden.

Richtig gewählte Diagramme und Grafiken sind wichtige Instrumente für das schnelle Erkennen von Mustern, Trends und Zusammenhängen.

Wenn klar ist, welche Aussage man darstellen möchte, findet sich die beste Art der Darstellung.

Zu unterscheiden ist, ob nur eine einzelne Zahl präsentiert werden muss, ein Vergleich, Abweichungen, ein zeitlicher Verlauf, ein Trend, Benchmarkergebnisse, relative Performance oder Korrelationen.

Zu den möglichen Diagrammtypen zählen:

• Balkendiagramme, inklusive gruppierten Diagrammen und Stapelbalkendiagrammen
• Säulendiagramme
• Liniendiagramme
• Wasserfalldiagramme
• XY-Diagramme
• Flächendiagramme
• Histogramme
• Landkarten
• Tree- und Heatmaps

Mit den vier Grundtypen von Säulen-, Linien-, Balken- und XY-Diagrammen lassen sich die meisten betriebswirtschaftlichen Aussagen darstellen.

Ein mächtiges Gestaltungsmittel zur Visualisierung von Abweichungen ist beispielsweise die Farbe: Grün für positive Abweichungen, Rot für negative.

Unter Berücksichtigung der Verarbeitung visueller Informationen ist dabei auf ablenkungsfreie und standardisierte Darstellungsformen zu achten.

Beteiligte im Prozess sind die Fachbereiche, das Management sowie die IT-Abteilung, die den Prozess technisch unterstützt.

Diskussionen über fachliche Anforderungen und technische Möglichkeiten sind oft an der Tagesordnung. Wenn Zuständigkeiten nicht klar geregelt sind und das Reporting nicht in einem formalen Prozess organisiert ist, geschieht das Reporting projektgetrieben und kann nicht einheitlich erfolgen.

Im Zusammenspiel dieser Beteiligten sollte daher folgende Punkte diskutiert und geklärt werden:

• der Grad der Detaillierung,
• Inhalt und Aufbereitung der Daten,
• der Grad an Standardisierung und Flexibilität
• Reporting-Termine,
• Verteilerkreise und Berechtigungen.

Ein sauber definiertes Regelwerk sorgt für unternehmensübergreifende Standards, die die schnelle Interpretation von Grafiken und Diagrammen erlauben.

Diese Standards sorgen dafür, dass Gleiches gleich aussieht und Verschiedenes verschieden. So können die beachtlichen Fähigkeiten des Gehirns zur intuitiven Mustererkennung genutzt werden. Wenn dagegen jedes Diagramm und jede Tabelle anders aussieht, müssen sich die Leser jedes Mal neu orientieren.

Mit Standardisierung beschäftigt sich seit 2013 der gemeinnützige Verein der IBCS Association, der zur Entwicklung und Verbreitung von Notationsstandards im Berichtswesen gegründet worden ist. IBCS® basiert auf Thesen von Dr. Rolf Hichert, der ein Gründungsmitglied von IBCS® ist.

Zu einem Regelwerk gehören:

• Gestaltungsrichtlinien und Nomenklatur
• Definition der Farbpalette, Schriftarten , Mustern und Linien
• einheitliche Notation von Beschriftungen, Zeitperioden, Abweichungen und Hervorhebungen
• Regeln für die einheitliche Darstellung von Kennzahlen und Produkten
• Übersichten, welche Diagramme oder Tabellentypen sich für welche Anwendungsfälle eignen.