5 Schritte für ein gelingendes Onboarding mit SAP Analytics Cloud

„Ein Mensch ohne Plan ist wie ein Schiff ohne Steuer.“
(Emil Oesch)

Um das Schiff in den Hafen zu steuern oder das Projekt zum erfolgreichen Abschluss zu bringen, sollte neben dem festgelegten Anwendungsfall natürlich auch eine genaue Roadmap für die Implementierung entwickelt werden.

„Die Anbindung der Backend-Struktur und die Vorbereitung der Daten erfordert – je nach Verbindungstyp und Backend-Struktur – eine gute Planung und Vorbereitung“,

unterstreicht Patrick Maier.

Wie bei jedem Einführungsprojekt, sollte der Implementierungsplan generell in Phasen stattfinden. Je nach Größe des Unternehmens und der zu schulenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kann Ihr Implementierungsplan mehr oder weniger Schritte beinhalten.

Sind nicht nur Mitglieder einer Fachabteilung zu schulen, empfiehlt es sich beispielsweise, interne Champions oder Vorreiter zu ernennen, die in einer „Train-the-Trainer“-Funktion weitere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aufklären und schulen können und als Ansprechpartner zur Verfügung stehen.

Wenn in einem großen Unternehmen SAC in unterschiedlichen Fachabteilungen eingeführt werden soll, empfiehlt es sich, mit einem „Pilotprojekt“ in einer Abteilung zu starten. Mit schnellen Erfolgen in dieser Abteilung können weitere Fachabteilungen leichter gewonnen werden.

Wie bereits erwähnt, ist das Thema Datenvorbereitung und Datenmigration bei der Anbindung von SAC ein Punkt, der nicht unterschätzt werden darf. Dazu finden Sie im nächsten Kapitel einige gesonderte Hinweise.

Nachdem Sie SAC eingeführt haben, sollten Sie die darauf achten, Feedback zu den Erfahrungen sowie Verbesserungsvorschläge einzuholen, um die SAC-Dashboards noch besser auf die Anforderungen abzustimmen.

Mögliche Checkliste für Ihren Implementierungsplan:
1. Aufklärung der Interessengruppen des Unternehmens über technologische Möglichkeiten und geschäftliche Erwartungen
2. Zusammenstellung eines Implementierungsteams
3. Ernennung von internen Champions – Schaffen Sie eine Gruppe von Vorreitern, die Ihnen helfen, den Rest Ihres Teams mit ins Boot zu holen.
4. Ernennung interner Ansprechpartner für technische Fragen
5. Datenvorbereitung und Datenmigration
6. Mitarbeiterschulung
7. „Go-live“
8. Rückblick auf die erste Woche/Monat
9. Feinabstimmung der Software und der Nutzung durch die Mitarbeitenden
10. Monitoring und Bewertung von SAC in Abständen von 6 Monaten und 1 Jahr

Einige dieser Schritte werden Sie als Projektmanagementexpertin oder -experte sicher intuitiv gehen. Doch die Datenanbindung und die Schulung von Mitarbeitenden für SAC-Projekte betrachten wir im Folgenden detaillierter.

Für die korrekte Analyse von Daten ist natürlich die korrekte Aufbereitung der Daten und eine möglichst vollständige und einheitliche Datenanbindung essenziell. Sind Daten nicht korrekt aufbereitet oder Datenquellen nicht vollständig zugänglich, ist das Nutzungserlebnis für alle frustrierend. Daher sollten Sie die technische Vorbereitung gut planen.

Dafür sollten Sie sich generell Gedanken zu folgenden Fragestellungen machen:

1. Wie viele Benutzer sollen später auf dem System arbeiten?
2. Soll Single Sign-on (SSO) verwendet werden?
3. Welche Datenquellen und welche Verbindungsarten sollen genutzt werden?
4. Inwiefern soll die Organisationsstruktur in SAP Analytics Cloud abgebildet werden?
5. Wie soll die Ordnerstruktur aussehen?
6. Wie soll das spätere Betriebskonzept aussehen? Wer darf Storys erstellen, wer sie nur konsumieren?
7. Wird eine Entwicklungsinstanz von SAP Analytics Cloud benötigt?
   (Quelle: Sidiq, Abassin: SAP Analytics Cloud – Das Praxishandbuch, Rheinwerk Verlag, 2. Auflage 2021, S.99)

Beachten Sie, dass Sie bei der Vorbereitung der Architektur zwischen Live- und Importverbindungen unterscheiden müssen. Zur Nutzung der Live-Verbindung müssen Sie für jede einzelne Datenquelle die Voraussetzungen prüfen und einhalten (bspw. SAP BW 7.4 SP17, SAP BW 7.5 SP13, SAP BW/4HANA 1.0 SP8, SAP BW/4HANA 2.0 SP4, SAP S/4HANA 1610, …). Die Implementierung von Korrekturen und SAP-Hinweisen ist bei einigen Datenquellen für einen erfolgreichen Betrieb der Live-Verbindung unbedingte Voraussetzung.

Bei Importverbindungen finden Sie eine breitere Auswahl an Datenquellen aufgrund ihrer technischen Beschaffenheit und einer Fülle an Konnektoren. Es wird in einigen Fällen auch ein niedrigerer Versionsstand des Quellsystems als bei der Live-Verbindung vorausgesetzt. Auch hier müssen Sie jedoch die Eignung der einzelnen Datenquellen individuell prüfen.

Das genaue Vorgehen für die einzelnen Datenquellen ist in der offiziellen Produkthilfe ausführlich beschrieben: https://help.sap.com/viewer/00f68c2e08b941f081002fd3691d86a7/release/de-DE/5339a2395ccd4befb047c625a15f8481.html

Bei der Vorbereitung und Anbindung von Daten ist beispielsweise zu berücksichtigen, dass alles, was mit Zeithierarchien zu tun hat, nicht abbildbar ist. Das Datum liegt beispielsweise nicht in einer Zeit-Dimension vor und muss daher entsprechend aufbereitet werden. Auch kann SAC selbst beispielsweise nicht mit geklammerten Merkmalen umgehen. Die Werte können entweder in der SAC selbst soweit geändert werden, so dass die Klammerung im „technischen Schlüssel“ enthalten ist. Alternativ kann im Backend ein neues InfoObjekt ohne die entsprechende Klammerung erstellt werden und dort die Vorarbeit durchgeführt werden.

Ein einfaches Beispiel ist Profit Center [0PROFIT_CTR], welches an den Kostenrechnungskreis [0CO_AREA] geklammert ist.
Aus dem BW kommt das Profit Center theoretisch in der Form <0CO_AREA>/<0PROFIT_CTR> (beispielsweise 1000/PC100).

Der entsprechend am besten geeignete Weg muss folglich vor der Einführung abgestimmt werden.

Bei der Vorbereitung der anzubindenden Systeme sollten Sie prüfen, ob das Wissen und die technische Expertise für die richtigen Einstellungen in Ihrem Unternehmen vorhanden ist oder ob externe Beraterinnen und Berater dafür hinzugezogen werden sollten.

Je nach gewähltem Verbindungstyp (Live- oder Importverbindung) stellen sich unterschiedliche Anforderungen – siehe Punkt 1.3.

Beispielsweise wird bei Importverbindungen mit einem On-Premise-System immer ein Cloud Connector sowie der SAP Analytics Cloud Agent benötigt. (Lediglich für OData-Datenquellen und SAP BPC auf SAP-NetWeaver-Basis wird der SAP Analytics Cloud Agent nicht benötigt.)
Der Cloud Connector ermöglicht als Verbindungselement zwischen SAP Analytics Cloud und dem Unternehmensnetzwerk eine sichere Verbindung. Der SAP Analytics Cloud Agent nimmt Datenanfragen von SAP Analytics Cloud an, reicht diese an das gewünschte Quellsystem weiter (z.B. SAP BW), wo sie ausgeführt werden. Beim Cloud Agent ist oft noch zusätzliches Wissen bezüglich des Apache Tomcat Webservers gefordert.

Jochen Weintz, Geschäftsführer von Infocient Consulting, macht zusätzlich auf folgenden Punkt aufmerksam:

„Wie jeder Software muss auch der SAC gleich zu Beginn der richtige Rahmen gegeben werden – die Festlegungen von Namenskonventionen und Berechtigungssystemen müssen bei der Implementierung Hand-in-Hand gehen. Später lässt sich das nur noch mit großem Aufwand ändern. Externe Beraterinnen und Berater haben den erfahrenen Blick dafür, damit alles schnell und reibungslos laufen wird.“

Auch wenn es trivial klingt, aber Sie sollten die Zeit nicht unterschätzen, die die Anwenderinnen und Anwender benötigen, um sich mit SAP Analytics Cloud und einem neuen Dashboard und seinen Funktionen vertraut zu machen. Oft haben sie bisher gut mit Excel-Tabellen gearbeitet und kennen sich damit perfekt aus – der Umstieg auf SAC bedeutet zunächst einigen Mehraufwand. Einige Mitarbeitende werden schneller lernen, mit dem Dashboard umzugehen, während andere mehr Zeit brauchen. Daher sind eine sorgfältige Planung und eine genaue Organisation auch der SAP Analytics Cloud Schulung bei den Mitarbeitenden wichtig, um die potenziellen Nutzer des Dashboards zu befähigen.

Bewährt hat sich in vielen Projekten das folgende Vorgehen:

• Onboarding-Sitzung zur Vorstellung und Erklärung der Vorteile von SAP Analytics Cloud und der Zielsetzung
• Schulung durch interne oder externe Expertinnen und Experten
• Zuweisung von Onboarding-Aufgaben an jedes Teammitglied mit einfachen Aufgaben zu Beginn
• Sicherstellen, dass Ihr Team die Vorteile versteht
• Zugang zum Support bzw. auch zu den internen Vorreitern bieten
• Regelmäßige Überprüfung der Nutzerakzeptanz und Einholung von Feedback
• Erfolgsmessung des Dashboards durch qualitative Befragung und quantitative Daten (wie Views)

Für die eigentlichen Schulungen empfiehlt sich:

• Erstellen Sie zunächst ein Modell mit einer geeigneten Struktur.
• Erstellen Sie eine Geschichte auf der Grundlage des Modells und geben Sie die Daten in die Tabelle ein.
• Erstellen Sie ein paar Diagramme und wichtige Visualisierungen.
• Erstellen Sie einen ersten Entwurf für ein Dashboard.

Je nach Größe und Umfeld Ihres Projekts können Sie persönliche oder Online-Schulungen in Betracht ziehen, aber auch aufgezeichnete Schulungen, Online-Tutorials und Online-Dokumentationen.

SAP unterstützt Kunden unter anderem durch die Bereitstellung von „Expert Guided Implementation (EGI) Services“. Dabei handelt es sich um mehrstündige Remote-Sitzungen, die von der SAP Enterprise Support Academy unterstützt und innerhalb von fünf Arbeitstagen durchgeführt werden. https://blogs.sap.com/2020/08/21/sap-analytics-cloud-expert-guided-implementation/

Außerdem gibt es eine SAP Analytics Cloud-Lernmission. Diese Missionen beinhalten Best Practices und Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die Implementierung von Anwendungsfällen, mit Unterstützung durch Experten und die SAP Community.
Getting started with SAC: https://discovery-center.cloud.sap/missiondetail/3091/3112/

Auch wenn es eine Menge Standardschulungsmaterial von SAP gibt, ist eine Schulung nachhaltiger, wenn Sie diese an Ihre eigenen Anwendungsfälle anpassen.

Dr. Armin Elbert, Geschäftsführer von Infocient Consulting, gibt aufgrund seiner Erfahrung folgenden Tipp:

„Wir erleben, dass die Verwendung unternehmensinterner Anwendungsfälle und Daten für die Schulung der eigenen Anwender effektiver ist, als das Training mit Beispielfällen und standardisierten Beispieldaten. Hilfreich ist auch, wenn Trainerinnen und Trainer das Vorgehen beispielhaft zeigen und die Schulungsteilnehmerinnen und -teilnehmer es dann in Übungen selbst nachvollziehen.“